Povprečen delavec gre skozi približno 10.000 listov papirja skozi eno leto. Če želite v svoje podjetje vključiti bolj trajnostne poslovne prakse, je zmanjšanje količine porabljenega papirja, ki ga trenutno uporabljate.
Delovni prostor brez papirja ne prinaša le ogromno okoljskih koristi, temveč lahko vašemu podjetju prihrani čas in denar ter poveča produktivnost.
V članku izveste:
- katere so prednosti in koristi brezpapirnega poslovanja
- kaj sploh pomeni brezpapirno poslovanje
- in koraki, ki jih moramo narediti za uvedbo brezpapirnega poslovanja.
Iz vsebine
Kaj pomeni brezpapirno poslovanje v podjetju?
Kakor že samo ime pove, je brezpapirno poslovanje v podjetju delovanje brez kakršnih koli fizičnih papirjev. Ta praksa zmanjšuje uporabo fizičnega papirja v korist digitalnih dokumentov.
Namesto shranjevanja velikih količin kopij papirnatih dokumentov v fasciklih, shranjenih v omarah, se lahko celoten proces shranjevanja dokumentov digitalizira in shrani v računalniške sisteme.
Brezpapirno poslovanje za podjetje pomeni veliko olajšanje dela in poenostavljanje vseh delovnih procesov znotraj podjetja
Eden izmed the podjetij, ki vaši organizaciji omogoča digitalizacijo shranjevanja poslovnih dokumentov je PIA, informacijski sistemi in storitve d.o.o
Z implementacijo njihovega informacijskega sistema, si vaše podjetje priskrbi uporabnikom prijazen sistem komunikacije in izbljšano uporabniško izkušnjo, poveča funkcionalnost in poskrbijo za sprotno posodabljanje standardov ter posodobitve, ki so skladne s predpisi in zakoni.
Prednosti in koristi brezpapirnega poslovanja podjetij
Brezpapirno poslovanje s seboj prinaša kar veliko prednosti in koristi za vaše podjetje in celotno poslovanje. Danes bomo izpostavili glavne prednosti brezpapirnega poslovanja:
- Okolju prijazno
Z zmanjšanjem porabe papirja, pripomoremo k poslovanju, ki je okolju prijaznejše. Posledično z zmanjšanjem porabe papirja tudi prenehamo z uporabo kartuš in tonerjev, ki so velik onesnaževalec okolja zaradi svoje nerazgradljivosti.
- Organiziranost je večja
Predhodno je bilo organiziranje in iskanje vseh teh papirjev prava nočna mora. Sedaj, ko se je to eliminiralo in se je impelemntiralo brezpapirno poslovanje v podjetju, je evidenca vodenja papirjev mnogo enostavnejša. Papirji so organizirani vsi na enem mestu in lahko se jih najde v samo parih klikih.
- Enostavnost poslovanja
Tudi poslovanje se je poenostavilo. Brezpapirno poslovanje v podjetju je omogočilo poslovanje s strankami na daljavo. Posluje se lahko iz udobja svojega doma ali iz pisarne, brez kakršnekoli potrebe po potovanju do različnih lokacij. Podpisovanje dokumentov je sedaj tudi elektronsko in opravljeno v nekaj sekundah.
- Prihranek časa zaposlenih + produktivnost
Pri brezpapirnem poslovanju v podjetju zaposleni prihranijo na času iskanja določenih papirjev. Torej zmanjša se brezvezno iskanje dokumentov, ki so se založil, ni več nepotrebnih faksiranj, skeniranj in fotokopiranj na stotine dokumentov. Vse je shranjeno na enem mestu v računalniškem sistemu. S tem se tudi posledično poveča produktivnost zaposlenega, saj ne zapravlja več časa za nepotrebne stvari in se lahko osredotoči na svoje delo.
Potrebni koraki do brezpapirnega poslovanja podjetja + prikaz primera vsakega koraka
V zgornjem poglavju smo omenili nekaj glavnih prednosti sedaj je čas, da vam predstavimo korake do brezpapirnega poslovanja podjetja.
1 KORAK = PLAN BREZPAPIRNEGA POSLOVANJA V PODJETJU
Prvi korak je izdelati plan za začetek brezpapirnega poslovanja. Prvo je potrebno preveriti, kateri delovni proces je najbolj potreben preobrazbe v brezpapirno poslovanje. Nato lahko preverimo kakšna količina papirja je pri tem delovnem procesu in ocenimo čas dela. Tako si potem napišemo plan, kaj je prioriteta in se prvotno lotimo kar je najnujnejše. Plana se držimo po točkah, saj tako lažje nadziramo napredek.
Primer: V podjetju x so se odločili za postopek brezpapirnega poslovanja. Po dolgi analizi so odkrili, da je za njih pomembno prvotno izboljšati proces potnih nalogov. Zato so preverili koliko papirjev imajo in si pripravili plan kje bodo začeli in koli časa bodo porabili.
2 KORAK = DIGITALIZACIJA IN ZAJEM DOKUMENTOV
Planu sledita digitalizacija in zajem dokumentov. Ker ima vsako podjetje, ki posluje, veliko dokumentov in papirnega materiala je pomembno, da vse vsi procesi v podjetju prvotno digitalizirajo in pomembno je, da se poskrbi za skeniranje vseh dokumentov.
Skeniranje dokumentov pripomore k zajemu. Zajem nudi dolgoročno zaščito dokumentov, ki so se skenirali, in omogoča hitrejši ter enostavnejši dostop do vseh teh dokumentov.
Primer: Podjetje x je po ureditvi plana za potne naloge pričela z digitalizacijo vseh dokumentov. Skenirali so jih in jih evidentirali v svoj sistem, kjer so te dokumente tudi zaščitili in omogočili, da so zbrani na enem mestu in na dosegu rok.
3 KORAK = DOKUMENTNI SISTEM
Dokumentni sistemi so pomemben del procesa brezpapirnega poslovanja v podjetju. Zakaj? Ker omogočajo enostavno in varno deljenje dokumentov znotraj informacijskega sistema in omogoča lažje obvladovanje teh dokumentov.
Primer: Podjetje x se je odločilo za program ODOS. Potni nalogi, zaradi lažjega obvladovanja in nadzora nad vsemi dokumenti in ker omogoča enostavnejši pregled nad odobritvami potnih nalogov vseh zaposlenih.
Zaključek
Kakor je razvidno je odločitev za brezpapirno poslovanje v podjetju izbira katere ne moremo več zavračati. Ni več samo prihodnost, brezpapirno poslovanje je že naša sedanjost. Vsa podjetja bi čim hitreje potrebovala implementirati brezpapirno poslovanje, saj ima tudi velik vpliv na samo rast in uspešnost poslovanja podjetja.
Več informacij izveste tukaj: Vplivi informacijskega sistema na digitalizacijo podjetja